Süreç Yönetimi

Süreç yönetimi şirketlerin yapabilecekleri çerçevesinde birbiri ile bağlantılı işlerin yürütülmesi, çalışmaların incelemesi gibi aşamalardan oluşan süreçtir. Bu süreçler şirket alanlarına göre farklılık gösterir. Çalışmaların belgelenmesi ve bu belgelerin yönetilmesi bu alana girmektedir. Kurumsal süreç yönetimi bu alanın kendisidir.

Kurumsal Süreç Yönetimi- BPM

Business Process Management yani Kurumsal Süreç Yönetimi, şirketlerin veya kurumların yapacakları işin yöntemlerini modele aktarmak için şirketteki veya kurumdaki işleri bütün olarak el almasından oluşan süreçtir. İşin tamamlanması, geliştirilmesi ve analiz edilebilmesini sağlar. Kaynakları kayıpsız şekilde takip ettirebilir. Süreçteki performansın izlenebilmesini sağlar. Çalışanların, kişilerin performanslarını takip eder. İşi genellikle standartlaşmayı hedefler ve iş sürecindeki hataları tespit ederek giderilmesini sağlar. Bunun için altyapı kurulur işi şekillendirerek, hataların bulunmasına olanak sağlar. Dikkat dağıtıcı meseleleri göz önünden kaldırır. Kontrollü bütçe yönetimi sunar.

Neden Kurumsal Süreç Yönetimi?

Bu işin kullanılmasının birçok sebebi vardır. Bunlardan biri işlemlerin somut yazı olarak ele gelmesidir. Olanlar veya olmayanlar tespit edilebilmesidir. İyileştirme yapılacak işlerin tespit edilebilmesidir.

• Yapılan işlerin bir süreç haline gelmesi için yazılı olarak sunulması gerekmektedir. Elle tutulur bir veri sayılmaktadır. Somut bir veri önemlidir.
• Yapılacak işlerin bir kereliğine olacak bir işlem olmaması gerekmektedir. Genellikle işlemler tek bir kere değil de tekrarlanabilir şekilde meydana gelmektedir. Yani süreçler birbirlerine bağlantılı şekilde kullanılmaktadır. Entegre sistemler önem teşkil eder.
• Süreçlerin girdileri ve çıktıları belli olmaktadır. Örneğin gerekli olan ham madde girdi olarak üretilen ürün ise çıktı olarak örneklendirebilir.
• Süreçteki işlemler sürekli gözden geçirebilir. Yapılan işlemlerdeki sorunlar ve hatalar tespit edilir. Bu tespitler sonucu işlemler, süreçler gözden geçirilerek iyileştirilir. Gözden geçirmek yapılan işlemlerin verimliliğini ve güvenirliğini arttıracaktır.
• Karmaşanın önüne geçilmektedir. Analizlerin iyi bir şekilde gerçekleştirilip, süreçteki işlemlerin karmaşası önlemektedir.
• Ekip yöneticilerinin sürecin sahibi olması önemlidir. Sürecin başındaki kişinin görevi verimliliği arttırmaktır. Yani kişileri sorumluk sahibi yaparak sürece odaklanılmasını sağlar.
• Süreç içindeki performans takibini kolaylaştırmaktadır. Süreçteki işlemlerin verimi takip edilir ve raporlanır.
• Sürecin tek bir merkezden 360 derece denetim mekanizmasıyla yönetilmesini sağlar.
• Sürecin çok yüksek verimle kısa sürede bitmesine olanak sağlar.

Maliyetleri oldukça azaltması sebebiyle geliri de aynı oranda yukarı düzeye çıkartır.

Kurumsal Süreç Yönetimi Türleri

Entegrasyon odaklı, insan odaklı ve belge odaklı üç tane kurumsal süreç yönetimi türü vardır.

• Entegrasyon Odaklı Kurumsal Süreç Yönetimi: Çok fazla insan gücü gerektirmeyen kurumsal süreç yönetim biçimidir. Daha çok entegrasyon sağlayan mekanizmalara ve API’lere bağlıdır. İnsan kaynakları ve müşteri ilişkileri yönetimleriyle sınırlıdır.
• İnsan Odaklı Kurumsal Süreç Yönetimi: Entegrasyon odaklı kurumsal süreç yönetiminin aksine insan gücü bu süreçte önemlidir. Bu süreçte bulunan kişilerin hesap verilebilirliği kolay olur. Sunulan arayüzler ve ekiplere verilen roller bunu kolaylaştırır.
• Belge Odaklı Kurumsal Süreç Yönetimi: Bu kurumsal süreç yönetimi türü, belirli belgelere dayanır. Şirketler ürün ve hizmetleri kullandıklarında müşteriler ve satıcılar arasındaki anlaşmalar için onaydan geçmelidir.

Kurumsal Süreç Yönetimi için Kullanılan Teknolojiler

Kurumsal Süreç Yönetimini daha etkili hale getirebilmek için bazı teknolojilerle iç içe kullanmak gerekebilir. Bunlar yapay zekâ, bulut sistemleri ve nesnelerin interneti teknolojileri olmaktadır.

• Yapay zekâ doğru şekilde kullanıldığında yöneticilere kolaylık sağlayarak yardım eder. Önceden belirlenmiş kurallar çerçevesinde iş sürecini yönetir. Güvenlik açısından kolaylık sağlar. Bu teknolojinin dört bileşeni bulunur. Bileşenler iş sürecini modelleyebilir. İş sürecini raporlama ve analiz etme işini kolaylaştırır. Elektronik belgeleri ve verileri depolamayı kolaylaştırır. Çeşitli platformlarla iş birliği yaparak engelleri kaldırır. Müşterilerle alakalı süreçleri yönetir ve verileri birleştirir. Çeşitli sistemlerle kolay entegrasyon yapar.
• Bulut sistemi bir internet ağı üzerinden Kurumsal Süreç Yönetiminin kullanılması anlamına gelmektedir. Bu süreç yönetimi çeşitli sunuculara dağıtılır ve veriler sunucularda depolanır. Maliyetleri azaltmak veya ortadan kaldırma açısından oldukça önemli bir teknolojidir.

Nesnelerin interneti birçok cihaz aracılığı ile bilgi aktarımını ve akışını kontrol altında tutmak veya yönetmek için kolaylık sağlar. Birçok sayıda cihazı otomatikleştirerek birçok işin ek bir emek sarf etmeden yapılmasını sağlar.

Kurumsal Süreç Yönetiminin Aşamaları

Kurumsal Süreç Yönetimi belirli aşamaların bir araya gelmesiyle olmaktadır. Bu süreçlerin güzel bir şekilde tamamlanarak birbirlerini takip etmesi işleri kolaylaştırır ve iyileştirir. Böylelikle başarılı sonuçlar elde edilebilir.

• İş sürecinin içindeki kişiler öncelikle gerçekleşecek işi belirlemelidir. Uygulanacak adımlar teker teker ekip içinde konuşulmalı ve belirlenmelidir. Adımlar açık bir şekilde bir araya getirilmelidir.
• Uygulanacak adımlar bir araya getirildikten sonra yapılacak işin modeli oluşturulmalıdır. Hangi iş hangi sırayla olmalıdır belirlenmelidir. Süreçteki kullanılacak programlar ve yardımcı araçlar tespit edilmelidir.
• Yapılacak işi ekip test etmelidir. Geribildirimlerde bulunmalıdır. Süreçteki hatalar tespit edilebilmesiyle kullanıma sunulmalıdır.
• Geçmiş aşamadan sonra ekip süreci analiz etmeye başlamalıdır. Yapılacak iyileştirmelere tespit edilmeli ve çıkan sorunlar giderilmelidir.
• Son olarak ekip her şeyi tamamladıktan sonra verimliliği üst düzeye çıkarmak için düzenlemeler yapmalıdır. Böylelikle süreç final aşamasına gelir.
• Eğer son aşamadaki optimizasyon süreci başarılı olmadıysa sürecin baştan alınması gerekebilir. Yeniden yapılandırma doğru süreci işleyebilmek için önemlidir. Önceki tecrübeden yararlanarak verimliliği arttırabilir.

Kurumsal Süreç Yönetiminin Kullanım Alanları

Kurumlardaki yapılacak işlerin hatalarını ve verimsizliğini ortadan kaldırır. Bu yüzden kullanımı oldukça önemli olan yönetim sürecidir.

• Ürün Dağıtımı: Medya alanında yer alan şirket yarattıkları içerikleri kurumsal süreç yönetimini kullanarak otomatikleştirir ve kitlelerine ulaştırır. İçeriğe ulaşan trafiği, içerik sistemini vb. sistemlerle etkileşimde olmak için bu süreç yönetimi oldukça önemlidir.
• Müşteriye Hizmet: Müşteri hizmetleri temsilcikleri kullanılarak, otomatik yanıt sistemleri veya canlı sohbet sistemleriyle müşterilerin sorunlarını kolay şekilde çözebilirler. Yoğunluk durumunda hizmetlerin aksamasını önlerler. Müşterilerin sorunlarını çağrı merkezleri ve oto yanıt sohbet sistemleriyle hızlı şekilde çözmesi onları memnun eder.
• Finans Alanı: Şirketler ürünlerini dağıtma ve sipariş alma süreçlerinde standartlar kurarak ürünlerin tüketicilere kısa sürede tedarik edilmesini sağlar. Buna ek olarak çeşitli seçeneklerle ayrıntılı süreçler kurulabilir.
• İnsan Kaynakları: İnsan kaynakları iş sürecini ve belge yönetimini sorunsuz hale getirmek için bunu kullanır. Çalışanlar hakkında bilgileri ve performans analizlerini çıkarabilme konusunda insan kaynaklarına kolaylık sağlar.
• Banka Sektörü: Banka firmalarının kredi süreçleri için başvuranları değerlendirme ve kredi risklerini hesaplama sürecinde bu yöntemi kullanır. Başvurular hakkında çeşitli bilgiler toplar. Kurumsal akış sürecini kullanarak iş sürecindeki hataları en alt düzeye indirir ve kredi uygunluk değerlendirmesi yapar.

Lojistik Yönetimi: Şirket kurumsal süreç yönetimini kullanarak siparişlerini tedarik ederken verimliliklerini arttırırlar. Özel teklifleri ve sipariş alma süreçlerini kolayca yönetirler. Böylelikle daha çok iş almaya olanak doğar ve müşteri memnuniyeti odaklı çalışma ortamı sağlar.

Süreç yönetimi çözümleri ve ipuçları hakkında daha detaylı bilgi için lütfen bizi arayın.

Eba ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular