İş Akış Şeması

İş akış şeması bir olayın ya da projenin yapılması için gerekli adımları sırayla görsel olarak sunulmasıdır. Projede veya olayda olması gereken bütün her şey adım adım yazılır. Birbirleriyle bağlantılı olaylar ardı ardına sıralanır. İşin nereye varmak istediği belli edilir.

İş akış şemasında izlenilmesi gereken yol görsel bir şekilde yani semboller ile gösterilir. Dikdörtgen, ovaller, çizgiler ve değişik semboller kullanılır. Semboller ile varılması gereken yol daha basit öğrenilir. Gerekenler sembollerin içlerine yazılır.

Geçmişi 1880’lere dayanan iş akış şeması ilk olarak 1921 yılında Frank Gilbreth tarafından Amerikan Mekanik Mühendisleri Topluluğuna yani demiryolu mühendisliği dergisine sunulmuştur. Bu işin rasyonel bir şekilde sergilenmesinden, örgütlenmesinden yana olan kişiler bunu desteklemiştir. Ardından gelişen teknoloji bu kişilere yarar sağlamış ve iş akış şeması hakkında bilgi birikimi artmıştır.

Bir işin akıl ile yapılması noktasında birçok şeye katkıda bulundu. 1980’lerde kalite yönetimi fikrinin popüler hale gelmesi ve büyük fabrikatörlerin, şirketlerin rekabette üst kısımlara yükselmek istemesi nedeniyle popülerliğini arttırdı. Böylelikle iş akış şemaları, üretimler ve iş süreçlerinde kusurları en aza indirmesiyle ve hizmeti güzel noktaya getirmesiyle kuruluşların vazgeçilmezi oldu.

İş Akış Şeması Nasıl Yapılır?

İş akış şeması ASME yani Amerikan Makine Mühendisleri Odası’nın uygun gördüğü sembollere göre hazırlanır. Bu uluslararası kabul gören sembollerdir.

İlk önce iş akış şemasında yapılması gereken projenin ve işin nereye gideceğini tespit etmek gerekir. Bunun ardından işin nasıl, kimler tarafından ve bu işin ne olduğu konusunda bilgiler toplanmalıdır. İşin uygun olduğu sembolleri bulup mutlaka onları kullanmalıyız. Ardından semboller arasında ok çıkararak “evet” ve “hayır” seçenekleri oluşturulur.

Yani iş akış şeması yapmak için detaylı bir şekilde araştırma yapılmalı. Uluslararası standartlar göz ardı edilmemelidir. Basit ve akıllı çözümler üretmek bu noktaları unutmamaktan geçer.

İş Akış Şeması Ne İçin Kullanılıyor? Faydaları Neler?

İş akış şeması karmaşık iş şekillerini ve süreçlerini basite indirger. İşaretler ve semboller ile bu işin kolay anlaşılması sağlanır. Bir sürü konuda kolaylıkları vardır.

• Bu şemada görülmesi olaylar gereken konular kolay şekilde görülebilir.
• Yapılacak işe grafiksel bir bakış açısı sağlar.
• Kolay görülebilmesi sayesinde işler hakkında farklı düşüncelere ve yollara gidilebilir.
• Projede yer alması gereken ekipler bu şemaya göre oluşturulur.
• Verileri bir araya toplamada kolaylık olur.
• Aksamalar tespit edilerek basitçe kısa sürede çözülür.
• Giderler, gelirler veya bakıma, bilgiye harcanacak para miktarı tespit edilir.
• Analizler yerinde yapılır.
• İşler önem derecesine göre sıralanır.
• Veri karmaşası önlenir.
• Hangi ekip ne kadar, nasıl ve ne ölçüde katkı sağlayacak tespit edilir.
• Ekipler arasındaki iş birliğinin ne şekilde gerçekleşeceği konusunda yardımcı olur.
• Katma değeri yüksek işlemler ve katma değeri yüksek işlemler tespit edilir.

İş Akış Şemasında Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

İş akış şemasını yararlı bir hale getirmek için tabii ki de uyulması ve dikkat edilmesi gereken noktaları vardı. İş akış şemasındaki semboller, sembollerin konumu, kullanılan renkler ve şemanın uzunluğu oldukça önemlidir. Dikkat edilmesi gereken noktaları basitçe sizlere şu şekilde anlatabiliriz:

• Şema şekilleri gerektiği yerde kullanılmalıdır.
• Başla, bitir işlemleri uygun yerde olmalıdır.
• Orantılı, göz yormayacak biçimde şekiller birbirlerine bağlanmalıdır.
• Kullanılan renkler basit ve kriterlere uygun kullanılmalıdır.
• İş akış şemasını uzun tutmak yerine en sade biçimde anlaşılabilir hazırlanmalıdır.

İş Akış Şemasında Kullanılan Semboller

İş akış şemasında gidilmesi gereken yolları belirten semboller kullanılır. Bu semboller birçok çeşittedir. Hepsinin kendilerine göre anlamı vardır. Başla, bitir, veri girişi, hesaplama işlemi vb. gibi.

Şekiller genelde dünyanın her yerinde ortak kullanım ve anlam taşıyan sembollerden oluşur. Bu şekillerin sayısı oldukça fazladır.

İş Akış Şemasında Kullanılan Başlıca Sembollerin Anlamları

Sembollerin kendilerine göre görevleri vardır. Bu görevleri şu şekilde açıklayabiliriz:

Elips Şekli: En çok kullanılan sembollerden biridir. Başlangıç ve bitiş noktalarını belirtir. Çıkış okuyla başlar ve bitiş okuyla sonlanır. Kısaca işlemin başını ve sonunu gösterir.

Paralel Kenar: Şemaya veri girişinin yapıldığını belirtirken bu sembol kullanılır. Genelde programcılar yaptığı girişleri bu sembol içinde kullanır. Değişken sembollere yazılır.

Dikdörtgen: Genellikle hesaplama işlemini ve değer atamayı ifade etmekte kullanılır. En çok kullanılan sembollerden sayılmaktadır. Kısaca hesaplama işlemlerinin hepsini yapmak için kullanılır.

Eşkenar Dörtgen: Kıyaslama yapmak için kullanılır. Genellikle mantık kıyaslarında görürüz. Karar verme işini simgeler ya da kontrol gereken akış adımını ifade eder. Cevap verilmesi gereken soruları içerir. Cevaba göre akış yönü belirlenir.

Bozuk Biçimli Dikdörtgen: Ekran çıktı görüntüsünü oluşturur. Programcı kişiler için yansıtılacak bilgileri belirtme amacı taşımaktadır. Çoklu belge simgesi de denilebilir.

Ok: İş akış şemasındaki akış yönünü belirtmekte kullanılır. Bir sonraki adıma geçişi belirtir.

Daire: İş akış şeması süreci sayfaya sığmadı için başka bir yere referans vermek için kullanılır. Genellikle içine harf yazılır ve akışın sürecinde aynı harfi gösterir.

Küçük Kalın Dikdörtgen: İş akış şemasındaki süreçte sorumluluğu bulunan her bir birim ve sembol ayrı bir işaretle ifade edilir. Semboller genelde ilgili birime ait yerde yer alır. Bağlayıcı oklar ara geçişleri ifade eder. Bu sembol dikey veya yatay şekilde kullanılabilir.

İş Akış Şeması Türleri

Şemalar hangi işe hangi içerikle şema hazırlayacağınıza göre değişir. Şemalar üç gruba ayrılır.

Doğrusal Akış Şeması: Giriş, hesaplama, çıkış biçiminde olan şema türüdür. İş akış şemalarının geneli böyledir. Yapısında genellikle döngüler yoktur. Döngüsel ifadelere yer verilmez. Örneğin; “Başla > Merhaba Dünya > Dur (Bitir)”, “A > B > C= A + B > C > Dur (Bitir)” gibi.

Mantıksal – Koşullu Dallanma: Mantıksal kararların verildiği akış şemasıdır. Hesabın yapıldığı düzen basittir. Koşulun doğru ya da yanlış olmasına göre iş akışı yönlenir.

Döngüsel Akış Şeması: Sorunun çözümü için yer alan rastgele bir adımı ya da aşamayı birden fazla kullanan şema çeşididir. İş akışında genel olarak başlangıçta değer verme, hesaplama ve kontrol etme biçimde kullanılır.

İş Akış Şemasının Kullanıldığı Alanlar

Tıp: Bir hastanede veya hastanenin acil servislerindeki ziyaretçilere atması gereken adımları gösterirken kullanılır.

Finans: Bankalar vb. kurumlar ödeme işlemlerindeki tahsilatlara ve satın alma siparişlerine kadar süreçleri belgelemek için iş akış şemalarını kullanır.

Eğitim: Örnek olarak üniversite öğrencilerinin kayıt sırasında izlemesi gereken adımları iş akış şeması diyagramı ile gösterebiliriz.

E-Ticaret: Bir müşterinin sipariş vermesinden ve ürünü eline almasına kadar geçen süreyi iş akış şeması ile açıklayabiliriz.

İş akış şeması aslında birçok alanda kullanılabilir. Bunları saymakla bitmez. Hangi sektörde kullanılırsa kullanılsın darboğazların gerçekleşmesini önler, verimsizlikleri ortadan kaldırır ve otomasyona kolaylık sağlar.

Dijital dönüşüm çözümleri ve ipuçları hakkında daha detaylı bilgi için lütfen bizi arayın.

Eba ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular